Aplikace WT.sys je určena městským či obecním úřadům pro správu agendy zejména při jednání Zastupitelstva nebo Rady.

Pomáhá při přípravě podkladů pro jednání, jako je tvorba předkládaných materiálů včetně návrhů na usnesení, číslování materiálů, sestavování programu jednání apod. Na základě takto pořízených informací umožňuje řídit průběh projednávání předložených materiálů a zaznamenávat k nim všechna přijatá usnesení, která automaticky čísluje dle přednastavené číselné řady. U usnesení dále zaznamenává stav hlasování, typ rozhodnutí zastupitelů či radních a jméno zodpovědné osoby při uložení úkolu.

Po ukončení jednání je schopna okamžitě vygenerovat zápis z jednání a seznam všech přijatých usnesení, která mohou být ihned a zcela automaticky publikována na webových stránkách města či obce.

Součástí aplikace WT.sys je registr smluv, ve kterém lze vést kompletní evidenci veškerých uzavíraných smluv mezi městem či obcí a dalšími subjekty. U smluv jsou zaznamenávány, mimo jiné, typ a předmět smlouvy, kým a pod jakým číslem usnesení byla smlouva schválena a její elektronická podoba. Díky propojení s přijatými usneseními lze jednoduše dohledat materiál, na základě kterého bylo o smlouvě jednáno na Zastupitelstvu nebo Radě.

Ve všech datech, která jsou za jednotlivé měsíce nebo roky používání aplikace pořízena a uložena v databázi, je možné rychle vyhledávat různé informace, které mohou být navzájem provázané. Například lze vyhledat usnesení, jež bylo přijato na základě předloženého materiálu, který byl projednán na daném termínu jednání apod.

Aplikace WT.sys je koncipována jako internetová aplikace, tím se rozumí, že komunikuje s uživatelem přes síť internet pomocí internetového prohlížeče počítače prostřednictvím protokolu HTTP či HTTPS.

Toto řešení přináší nesporné výhody při nasazení a používání aplikace na straně uživatele, protože není nutné instalovat žádný další zpoplatněný software, který by byl nutný pro chod WT.sysu. Plně postačí standardní kancelářský počítač s operačním systémem Microsoft® Windows®, které jsou na drtivé většině městských či obecních úřadů a samozřejmě připojení k internetu.

Přístup do aplikace a k datům samotným může být šifrován pomocí technologie SSL (přenášená data mezi internetovým prohlížečem uživatele a naším serverem jsou šifrována) a je chráněn uživatelským jménem a heslem, na základě kterého dochází k autorizaci uživatele a umožnění nebo zamítnutí vstupu do systému.

Aplikace WT.sys je optimalizována pro dva nejrozšířenější internetové prohlížeče. Primárně je navržena pro prohlížeč Microsoft® Internet Explorer®, alternativně lze také použít Mozilla® Firefox®.

Aplikace WT.sys je členěna na jednotlivé moduly, přičemž základním stavebním prvkem jsou moduly RM a ZM (Rada a Zastupitelstvo města, resp. obce). Dále aplikace obsahuje rozšiřující moduly, např. CRS (Centrální registr smluv) apod.

Mezi hlavní přínos aplikace patří bezesporu významná úspora času a práce všech pracovníků úřadu, kteří připravují materiály pro jednání Zastupitelstva nebo Rady, vytváří programy jednání, plní úkoly z přijatých usnesení nebo kontrolují stav jejich plnění, zveřejňují přijatá usnesení, vyhledávají informace z předešlých jednání apod.

Úspora času a práce je nejviditelnější zejména u vedoucích odborů a tajemníka úřadu či starosty nebo místostarosty, protože mají kompletní přehled a rychlý přístup k dokumentům, které souvisí s jejich každodenní činností. Avšak i pro běžné pracovníky úřadu je aplikace velkým přínosem, protože umožňuje připravovat dokumenty na jednání dle předdefinovaných formulářů, hlídá správné číslování materiálů, kontroluje zda materiály obsahují veškeré náležitosti a mnoho dalšího.

Vzhledem k tomu, že WT.sys je koncipován jako internetová aplikace, dochází i k nemalé úspoře tištěných a rozmnožovaných dokumentů, které není nutné opakovaně tisknout a doručovat zastupitelům nebo radním. Každý zastupitel, radní, zaměstnanec úřadu, prostě jakýkoli uživatel, má možnost nahlížet do aplikace a v elektronické podobě si zobrazovat ty informace, o které má zájem. Navíc, oproti tištěné verzi, jsou vždy aktuální, což je jedna z nejpřínosnějších vlastností.

Všeobecně lze říci, že WT.sys zastane práci minimálně jednoho pracovníka městského či obecního úřadu, jehož pracovní náplní by bylo vést agendu úřadu v souvislosti s jednáním Zastupitelstva nebo Rady. K tomu navíc zvládne efektivně vést evidenci veškerých uzavíraných smluv mezi městem či obcí a dalšími subjekty.

WT.sys je rozdělen do několika částí – tzv. modulů. Základním stavebním prvkem celé aplikace jsou moduly RM a ZM (Rada a Zastupitelstvo města, resp. obce). Dále aplikace obsahuje rozšiřující moduly, např. CRS (Centrální registr smluv) apod. Moduly RM a ZM jsou až na drobné odlišnosti principiálně shodné, proto je jejich popis uveden dohromady.

Práce s aplikací začíná přihlášením uživatele. Všichni uživatelé jsou zařazeni do jednoho z předdefinovaných odborů konkrétního městského či obecního úřadu. Dále jsou rozděleni na běžné a vedoucí pracovníky těchto odborů, přičemž vedoucí odboru může být vždy pouze jeden. Aplikace obsahuje několik desítek rolí, které umožňují definovat, jaké funkce aplikace může konkrétní uživatel používat. Např. může prohlížet předložené materiály, avšak pouze ze svého odboru. Tyto role lze libovolně seskupovat do tzv. oprávnění, která jsou pak přidělována jednotlivým uživatelům. Tím je striktně řízen pohyb uživatelů v aplikaci a využívání jejich funkcí.

V aplikaci je z výroby nastaven uživatel administrátor systému, který zpočátku vytváří odbory a uživatele, definuje jejich oprávnění, doplňuje do aplikace základní údaje o úřadu apod. Poté v průběhu používání aplikace spravuje jednotlivé moduly včetně obsažených dat. Má kompletní kontrolu nad aplikací.

Moduly RM a ZM (Rada města, Zastupitelstvo města)

Prvním krokem při práci s modulem RM či ZM je vytvoření termínů jednání. K těmto termínům jsou následně předkládány jednotlivé materiály, které budou projednávány. Každý z termínů může být řádný nebo mimořádný a otevřený nebo uzavřený, přičemž k uzavřenému termínu již nelze předkládat materiály.

Materiály jsou vytvářeny, resp. zpracovávány uživateli, jež mají příslušné oprávnění (většinou nazvané jako Zpracovatel). Zpracované materiály mohou být předloženy k jednotlivým termínům jednání Zastupitelstva nebo Rady těmi uživateli, kteří mají příslušné oprávnění (většinou nazvané Předkladatel). Avšak uživatel s tímto oprávněním může materiály také vytvářet. Oprávnění Zpracovatel mají většinou běžní pracovníci odborů, oprávnění Předkladatel jejich vedoucí. Tím je zajištěno, že vedoucí odborů mají přehled o veškerých předložených materiálech ze svých odborů. Aplikace neumožní předložit materiály, které nemají všechny potřebné náležitosti, jako je např. stanovisko a doporučení předkladatele, návrh na usnesení apod.

Po předložení materiálů je možné zobrazit jejich seznam, který se vztahuje k danému termínu jednání a roztřídí materiály dle odborů. Každý z materiálů je potřeba tzv. uzavřít, to je stav, kdy aplikace automaticky přidělí jedinečné číslo, pod kterým je materiál evidován. Toto číslo je neměnné, tím je zaručeno bezchybné číslování dokumentů v rámci úřadu. Po uzavření materiálů a uzavření termínu jednání je možné provést vlastní jednání Zastupitelstva nebo Rady.

U modulu RM jsou materiály projednávány postupně dle pořadí odborů, za které jsou předloženy. U modulu ZM je zapotřebí před vlastním jednáním vytvořit program jednání, který rozdělí jednotlivé materiály tak, jak mají být projednávány v časové ose za sebou dle požadavků uživatele, který má na starost průběh jednání. Po vytvoření programu jednání aplikace umožní automaticky vygenerovat pozvánku na jednání, která obsahuje body programu jednání, včetně názvů projednávaných materiálů. Pozvánka ve formátu A3 je vhodná pro přímý tisk a následné umístění na informační tabule města či obce.

Při projednávání materiálů na jednání Zastupitelstva nebo Rady zaznamenává uživatel s příslušným oprávněním (většinou nazvané Tajemník) text přijatých usnesení, stav hlasování, případně dopisuje k materiálům poznámky apod. Poté, co jsou takto projednány všechny materiály, umožní aplikace uzavřít jednání. Od této chvíle je možné okamžitě vygenerovat zápis z jednání a seznam všech přijatých usnesení, která mohou být ihned zveřejněna na webových stránkách města nebo obce. Po celou dobu jednání mají ostatní uživatelé (zpracovatelé nebo předkladatelé materiálů) možnost sledovat jeho průběh, avšak nemohou do jednání zasahovat.

Po ukončení jednání je možné dále pracovat s usneseními, zejména s těmi, jež ukládají nějaký úkol apod. Uživatel, který má na starosti plnění usnesení, dopisuje k těmto usnesením průběžně poznámky a další informace. O stavu plnění usnesení jsou poté automaticky vygenerovány materiály, které jsou předloženy na následující jednání Zastupitelstva nebo Rady. Tímto krokem má uživatel, většinou tajemník úřadu, úplný přehled o plnění všech usnesení.

Výše uvedený popis práce s moduly RM a ZM se opakuje vždy pro každé následující jednání. Aplikace disponuje mnoha dalšími funkcemi, jako je např. automatické nebo ruční přesouvání neprojednaných materiálů mezi termíny jednání, automatické uzavření nebo dočasné otevření termínu jednání apod., jejich popis je nad rámec tohoto textu. Veškeré funkce aplikace Vám budou v praxi předvedeny s možností vyzkoušení při prezentaci aplikace WT.sys u Vás na úřadě.

Modul CRS

Tento modul umožňuje pohodlně evidovat veškeré uzavírané smlouvy a jejich dodatky, mezi městem či obcí a dalšími subjekty. Každé nově vytvořené smlouvě (dodatku) aplikace automaticky přidělí identifikační číslo, které je jedinečné a neměnné. Pod tímto číslem je dokument veden v agendě a tím je zaručeno bezchybné číslování dokumentů v rámci úřadu.

Při vytváření nové smlouvy (dodatku) aplikace doplní kdo smlouvu vytváří, kdo ji předkládá k projednání a za jaký odbor. Dále vyžaduje zadání typu smlouvy (dodatku), její předmět, informace o smluvních stranách, zda a kým byla schválena, pod jakým číslem usnesení, datum uzavření či datum platnosti a v neposlední řadě i přiložení její elektronické podoby. Má-li všechny požadované informace, nabídne smlouvu zařadit do archivu. Uživatel, jež má na starosti evidenci smluv, tuto smlouvu (dodatek) v aplikaci označí jako archivovanou a zařadí i fyzickou (tištěnou) smlouvu (dodatek) do archivu úřadu.

Aplikace navíc umožňuje párovat novou smlouvu s jakoukoli starší - zrušenou smlouvou, a to i včetně usnesení, které původní smlouvu ruší. Tím je zajištěna snadná dohledatelnost všech předchozích smluv, jež mají přímou souvislost s novou smlouvou.

Při následném vytváření dodatku nebo při vyhledávání různých informací o smlouvě (dodatku), již není nutné hledat v archivu fyzických (tištěných) smluv, ale lze pohodlně a hlavně rychle vyhledávat přímo v aplikaci. Modul obsahuje upravené fulltextové vyhledávání, které požadovanou smlouvu (dodatek) vyhledá dle předmětu smlouvy (dodatku), dle názvu společnosti, živnosti nebo příjmení smluvní strany a samozřejmě také dle IČ smluvní strany. Navíc lze specifikovat časové rozmezí, ve kterém byla smlouva (dodatek) vytvořena.

Cena za aplikaci WT.sys je rozdělena na dvě složky – jednorázová a paušální. Tento způsob zpoplatnění je spravedlivější s ohledem na odlišnou velikost jednotlivých městských nebo obecních úřadů, a tím i jejich nároků na aplikaci, jako je např. počet uživatelů, objem předkládaných materiálů k projednání, počet přijímaných usnesení, velikost datového úložiště a další skutečnosti.

Jednorázový poplatek

Při zavádění aplikace WT.sys na městský nebo obecní úřad je nutné aplikaci přizpůsobit individuálním potřebám daného úřadu. Jedná se o drobné programové změny, úpravy formátu číslovaní dokumentů, ale také o vytvoření jednotlivých odborů a uživatelů v aplikaci, proškolení běžných uživatelů a administrátorů, kteří s aplikací budou pracovat nebo ji spravovat apod. Jednorázová platba zahrnuje náklady vzniklé při tomto procesu a pohybuje se řádově v tisících Kč.

Paušální poplatek

Jedná se o pravidelný měsíční poplatek za používání aplikace WT.sys městským nebo obecním úřadem. V této platbě jsou zahrnuty náklady na provoz aplikace, její správu, drobné úpravy a pravidelné zálohování veškerých dat (předložené materiály s přílohami, přijatá usnesení a další).

Díky paušální platbě získá každý úřad po celou dobu používání aplikace doživotní záruku na funkčnost a zdarma veškeré následné aktualizace včetně nových rozšiřujících funkcí, které jsou do aplikace implementovány z naší strany. Výše paušálního poplatku je stanovena pro každý městský nebo obecní úřad individuálně a pohybuje se řádově v tisících až desetitisících Kč, poplatek je zhruba ve výši 1/3 průměrné hrubé mzdy zaměstnance úřadu.